Meu Sistema de Organização – Outubro 2018

Existem alguns posts recorrentes que eu gosto de fazer sempre que ocorrem mudanças significativas, e este é um deles.

Em setembro, tive alguns problemas com tecnologia que me fizeram repensar todas as ferramentas que eu estava usando para me organizar.

Por isso, estou fazendo novos testes. O que vou mostrar aqui não é uma versão definitiva, e acredito de verdade que não exista uma versão “definitiva”. Mas já venho usando de maneira consistente há algum tempo e, como faço comentários a respeito nas minhas redes sociais, alguns leitores ficaram curiosos.

Vale lembrar que a mudança de ferramentas não influencia tanto assim na gestão do dia a dia porque o que realmente faz diferença é cada um ter um processo pessoal de organização, de maneira que as ferramentas efetivamente apenas operacionalizem tal processo. Aliás, eu falei mais sobre esse ponto há alguns dias, em outro post. Vale a pena ler.

Há uns três anos, quando comecei a tirar minhas certificações do GTD (método de produtividade que utilizo e que sou professora), eu implementei um formato de organização que me atendeu muito bem na época, fazendo um mix de várias ferramentas de acordo com a frequência que eu precisava revisar cada uma delas.

Eu preciso explicar um pouquinho esse processo para que você entenda as ferramentas que eu uso.

Diariamente

Diariamente, eu preciso olhar algumas informações. Por isso, eu centralizo tudo o que preciso olhar diariamente em apenas dois lugares (e seria apenas um se uma delas atendesse em todos os formatos). As ferramentas usadas têm sido o Google Calendar e o Todoist.

Na agenda do Google eu insiro apenas o que preciso fazer ou saber em um dia ou em um horário específico. Se eu abro a minha agenda, eu preciso confiar que o que está ali realmente precisa ser realizado naquele dia, e não antecipado ou feito depois. Aliás, tem um post bem recente aqui no blog onde eu explico sobre o uso da agenda. Vale a pena ler!

No Todoist, eu insiro as minhas listas de próximas ações, que vulgarmente poderíamos chamar de “lista de tarefas” para explicar do que se trata, porque são as ações que eu preciso revisar diariamente para executar de acordo com o contexto em que eu estiver. Nessas listas, eu terei próximas ações avulsas, ações de projetos, relacionadas a objetivos, entre outras.

Sim, é bem chato o Todoist usar o termo “projetos” para as suas listas, mas eu já aprendi a abstrair. Favor não confundir os projetos do Todoist com o conceito de projetos para o GTD (resultados desejados que demandam múltiplos passos para serem concluídos em até um ano).

As listas acima são as listas que eu preciso acessar diariamente. Ponto. Não preciso olhar mais nada além do que está nessa ferramenta, e ainda estou refinando o que coloco de conteúdo em cada uma das listas.

Nas listas de próximas ações eu coloco os contextos diversos em que preciso estar para realizar determinadas ações.

Em Assuntos a tratar eu listo os assuntos a tratar pessoalmente com algumas pessoas com as quais eu tenho esse tipo de interação mais próxima. Também crio listas de assuntos a tratar para médicos, para usar nas consultas. É uma ferramenta bastante útil.

Em Aguardando resposta eu insiro todos os itens que estou aguardando de terceiros.

Em Checklists eu insiro listas úteis de verificação para o dia a dia, como “atividades para fazer todos os dias” e “afirmações pessoais”.

Em Listas de compras eu separo itens que precise comprar especificamente, como coisas no shopping, no mercado ou livros. Para mim, apenas faz sentido manter essas listas assim, porque era algo que me fazia falta antigamente.

Por fim, Listas de referências trazem listas diferentes de checklists, apesar de serem parecidas. Insiro números de telefones úteis, quanto as pessoas da família calçam, esse tipo de coisa. Essa lista pode sumir depois um tempo (rs). Acho que é a mais propensa de todas de ir para outro lugar, mas ainda estou avaliando.

Todos os dias, então, eu trabalho com a minha agenda do Google e o Todoist abertos até concluir o que preciso fazer no dia ou tenha prazo, e vou revisando as outras listas de acordo com o andar daquele dia.

Semanalmente

Uma vez por semana, eu faço a minha Revisão Semanal do GTD, e aí é quando eu preciso revisar algumas informações bastante específicas.

Esta é a parte do sistema mais chatinha de organizar, porque tem muita informação (especialmente os projetos incubados). Ainda estou no processozzz.

A ferramenta que tenho usado para a revisão semanal é o Trello. Ainda é uma ferramenta que não tenho muita certeza se me atende, apesar de estar gostando dos resultados. Sinto falta do Evernote para essa parte, mas dei uma cansada do Evernote e quis testar algo novo (no Evernote continuam os materiais de suporte e referências de maneira geral. Eu apenas quis tirar coisas que demandem ação de lá).

Basicamente, eu tenho um “time” (termos do Trello) chamado “Revisão Semanal” e, dentro dele, quatro quadros / boards.

Em Aguardando eu coloco os projetos que estou aguardando de terceiros e que preciso revisar semanalmente. O que entra no Aguardando do Todoist são itens menores (geralmente ações isoladas) que preciso revisar com mais frequência para fazer o acompanhamento, especialmente se tiverem prazo. Ainda não estou tão certa dessa separação, mas criei o quadro por hora e estou testando.

Em Checklists semanais eu coloco as checklists que preciso revisar durante a minha Revisão Semanal – simples assim. Tem checklists de viagens, ideias para presentes, atividades que preciso fazer toda semana, guia para planejar a semana e templates para projetos recorrentes. Essa parte é bem legal porque o Trello permite que sejam salvos checklists padrão e eles podem ser usados dentro dos projetos. (Prometo que quando a coisa toda estiver mais “azeitada” para projetos no Trello eu falo mais sobre isso).

Em Incubados eu coloco colunas para tudo o que estiver incubado em diferentes categorias, desde coisas para fazer em casa (especialmente reformas) até viagens que eu posso querer fazer um dia. Essa é a parte do sistema que dá mais trabalho mudar, porque tem bastante coisa. Ainda rola um certo backlog no Evernote, que estou migrando aos poucos.

Por outro lado, tem sido bastante útil manter esse quadro de incubados na mesma ferramenta de projetos porque é fácil migrar de um quadro para o outro, em caso de necessidade ou vontade.

Em Projetos, tenho simplesmente os meus projetos que estão em andamento, um por card (outro termo do Trello), e dentro de cada card eu coloco as informações de suporte, que vão desde descrições, comentários, links, anexos, até checklists do que precisa ser feito para esse acompanhamento geral do status de cada projeto.

Tem funcionado muito bem fazer assim. Esse “estranhamento” com a ferramenta é apenas inicial e tenho certeza que, em breve, já estarei bastante acostumada.

Uma outra vantagem de manter os projetos no Trello é ter um “time” chamado “Suporte”, onde crio quadros para projetos maiores que precisem desse tipo de organização.

Mensalmente, Sazonalmente, Semestralmente & Anualmente

Todo o restante, que eu reviso nas frequências acima, está no Mind Meister. Sim, eu criei mapa mental para tudo.

Essa separação das ferramentas de acordo com a frequência de visualização e revisão é muito útil e funciona bem para mim. Comecei a fazer dessa forma em 2015, depois parei não sei por que, realmente. Depois de fazer o curso do Nível 3 fez sentido voltar a fazer dessa forma.

Ainda preciso de muitos ajustes, ainda não migrei tudo, e ainda preciso me acostumar com algumas coisas, mas por hora essa configuração tem funcionado muito bem.

Vale lembrar que o fio condutor de tudo é o método GTD, que tem uma estrutura, um processo, que delineia tudo, então entendendo como esse processo funciona você consegue operacionalizar em qualquer ferramenta, e realmente tanto faz as ferramentas que você usa e a quantidade das mesmas, visto que tudo é uma questão de foco e revisão.

Pode ser legal trazer posts específicos sobre cada uma das ferramentas e categorias utilizadas. Caso você queira ver mais esse tipo de conteúdo aqui, por favor, deixe um comentário. Obrigada.

Meu Sistema de Organização – Outubro 2018 Publicado primeiro em https://vidaorganizada.com/

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